RESPONSABLE ADMINISTRATIF et FINANCIER

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Publié le

Poste de fonctionnaire – Catégorie A ou B – Grade : Attaché ou Rédacteur
sans exclure les candidatures du personnel contractuel – CDD de 3 ans
DATE DE CLOTURE DES CANDIDATURES : 08/07/2022
DATE DE RECRUTEMENT SUR POSTE : Dès que possible

La Communauté d’Agglomération Gaillac·Graulhet (entre vignoble et bastides) est l’une des 3 agglomérations du département du Tarn, en cœur d’Occitanie. Depuis 2017, elle intègre de nombreux domaines de compétences qui touchent à la vie quotidienne de ses habitants. Regroupant 59 communes et 850 agents, la collectivité se distingue par son attractivité économique, son offre touristique et sa qualité de vie. Afin d’exercer la compétence scolaire péri et extrascolaire, la direction de l’éducation, regroupant environ 500 agents, recherche son responsable administratif et financier.

Fonction principale :

La responsable administratif et financier :

  • Est le référent et l’interlocuteur de la direction pour toutes les questions administratives, financières et ressources humaines d’ordre général ou spécifique (paies, subventions, cotisations, contrats,),
  • Assure une mission de conseil et d’aide à la décision auprès du Directeur,
  • Formule des propositions et participer à l’élaboration des projets sur les questions administratives, financières et ressources humaines,
  • Adapte les moyens (humains, financiers, techniques, partenariaux) nécessaires à la mise en œuvre des politiques éducatives de la collectivité
  • Assurer le pilotage et la coordination des actions administratives et financières des secteurs de l’éducation et de la restauration

Missions et Activités :

Gestion du budget :

– Assurer un suivi mensuel du budget, et le respect des procédures,

– Être garant du bon fonctionnement des régies du service,

– Être garant de la mise en place et du suivi des marchés liés à l’activité du service (Transports, …),

– Assurer la mise en place et le suivi de l’inventaire du matériel de la direction,

– Assurer le suivi de la gestion budgétaire liée à l’activité en vue de la préparation budgétaire, de l’analyse des coûts par activité, …

Gestion du personnel :

– Coordonner l’action des équipes administratives des différents secteurs : répartition des missions de chacun, menée de réunion, organisation de la polyvalence en cas d’absence,

– Assurer le suivi des remplacements et des rajustements des équipes en collaboration avec les responsables de secteurs éducatifs et de la restauration/entretien des locaux,

– Assurer la mise en forme et le suivi des fiches de recrutements et des justificatifs nécessaires,

– Appliquer et suivre les procédures et les décisions administratives,

– Assurer la gestion des annualisations du personnel (contrat, temps de travail, absences etc.), avec un point trimestriel,

– Assurer un suivi de l’élaboration des états d’heures complémentaires et supplémentaires,

– Assurer un suivi des formations du service et l’organisation des groupes de formations internes en collaboration avec les responsables de secteurs éducatifs et de restauration/entretien des locaux,

– Faire des points d’étapes avec les responsables de secteurs éducatifs et de la restauration/entretien des locaux,

Gestion Administrative :

– Gestion de l’activité : dossiers unique scolaire/péri et extrascolaire (inscriptions, affectations, réservations, suivi des conseils d’écoles, …), logiciels, …

– Relation avec les institutions, les écoles, les communes de la CA2G,

– Disposer des effectifs scolaires par niveau mis à jour,

– Assurer un suivi mensuel et annuel des tableaux de bord de fréquentation ALSH-NAP-ALAE-Garderie et de la restauration,

– Participation aux différentes étapes de préparation des périodes de vacances/camps/chantiers (Préinscriptions et inscriptions, réunions familles, bilans, …)

– Être garant avec le pôle éducatif de la mise en place des procédures et du respect du cadre réglementaire de l’activité du service (règlementation DDCSPP, conventions, délibérations, décisions, …),

– Assurer un suivi rapide et adapté aux sollicitations des familles, et pour tous courriers arrivés au service,

Gestion de l’accueil :

– Être garant du bon fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique des usagers,

– Relation avec les familles,

Profil recherché :

– Expérience similaire dans le domaine

  • Connaissance de la fonction publique et sens du service public,
  • Diplôme : Bac +2 minimum
  • Connaissances administratives et budgétaires de la FPT appréciées

Savoir-être :

– Capacité d’adaptation,

– Capacité de travail en collaboration et en coopération au sein d’une « équipe projet »,

– Sens de l’organisation et de la rigueur,

– Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l’intérêt général, sens des relations avec l’usager),

– Capacité d’analyse et de synthèse (environnement, contexte, statistiques, besoins…),

– Sens de l’anticipation – Esprit d’initiative – Force de proposition.

Savoir-Faire :

– Capacité à l’expression écrite et orale     

– Techniques managériales équipe et individuelle

– Techniques d’analyse de tableaux de bord et outils de pilotage

– Utilisation outils informatiques (bureautique et/ou messagerie et/ou internet, logiciels)

– Méthodologie et outils d’analyse : budgets, annualisations, …

– Capacité à communiquer et échanger,

– Organiser et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité,

– Mise en place de veille et de contrôle au regard de l’activité du service.

Savoir :

– Connaissance de la réglementation en matière de gestion du personnel

– Connaissance de la réglementation liée à l’enfance et la jeunesse

– Bonne qualité rédactionnelle et notions de l’analyse des données

– Bonne qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe

– Rigueur, précision

– Connaissance des procédures et des circuits administratifs de la collectivité

– Connaissance des outils de gestion du personnel

Conditions d’exercice :

– Nombre d’heures hebdomadaires : temps complet

– Réunions possibles hors horaires de service habituel

– Lieu d’affectation : Técou

Rémunération : Statutaire +IFSE

CET, CNAS, CIA, mutuelle et prévoyance

Lettre de candidature + C.V. à adresser à :

par mail :

recrutement.rh@gaillac-graulhet.fr

par courrier :

Monsieur Paul SALVADOR, Président

Communauté d’Agglomération Gaillac-Graulhet

Le Nay Tecou -BP80133- 81604 Gaillac

Renseignements :

Mme Djamila OUAGUED au 05.63.23.64.25

Travailleurs handicapés :

Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.