Responsable Administratif(ve) et Financier(re) Direction de l’économie

Responsable administratif et financier de la Direction de l’Economie 

Poste de fonctionnaire – Catégorie B – Grade : Rédacteur 

 Sans exclure les candidatures du personnel contractuel – CDD de 3 ans 

DATE DE CLOTURE DES CANDIDATURES : 12/05/2024 

DATE DE RECRUTEMENT SUR POSTE : 1/06/2024 

La Communauté d’Agglomération Gaillac-Graulhet (entre vignoble et bastides) est l’une des 3 agglomérations du département du Tarn, en cœur d’Occitanie. Depuis 2017, elle intègre de nombreux domaines de compétences qui touchent à la vie quotidienne de ses habitants. Regroupant 56 communes et 850 agents, la collectivité se distingue par son attractivité économique, son offre touristique et sa qualité de vie. 

Fonction principale : 

Piloter, coordonner, assurer la gestion administrative et financière de la direction et de ses 5 agents  

Assurer le suivi administratif de certains projets économique. 

MISSIONS ET ACTIVITÉS 

Gestion administrative 

Participe, en relation avec l’ensemble des directions et services, à la gestion administrative de la direction de l’économie 

Assurer l’accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger et transmettre 

– Organiser le traitement et la diffusion des informations aux membres de la direction 

– Gestion de l’agenda du directeur (organisation et suivi des rendez-vous,  ….) 

– Planifier et organiser les réunions internes et externes (convocation, préparation de dossiers/supports, réservation de salle, compte-rendu, …) 

– Assurer les tâches administratives dédiées à la direction (élaboration et mise en page de courriers, notes, tableaux de suivis, rapports, documents de présentation, …) ; 

– Participation aux commissions et ateliers de travail avec les élus ; rédaction et diffusion des comptes-rendus 

– Gestion, suivi des correspondances/documents de la direction :  courriers (entrants/sortants) via les outils de la collectivité (Webgfc, e-parapheur) 

– Assurer la gestion courante des besoins en fonctionnement du service (commandes et suivis des fournitures administratives) 

– Suivi, mesure et évaluation de la direction : rédaction de bilans, comptes-rendus, notes de service 

– Organiser et mettre à jour les dossiers de la direction, les classer de manière adéquate et les archiver. Être force de proposition concernant le classement informatique : veiller au respect de celui-ci 

– Suivi du tableau de bord des réunions de direction 

– Assurer le suivi administratif de certains projets en lien avec les acteurs économiques, les partenaires, opérateurs, financeurs, services 

Préparation et suivi des actes administratifs 

-Rédaction des décisions et délibérations, conventions, courriers… 

Lien avec le service des assemblées et le service juridique 

-S’assurer du respect des échéances 

-Gérer l’exécution des actes administratifs 

Gestion financière de la Direction 

Aide à la préparation et à la gestion de toutes les tâches d’exécution et de suivi de la réalisation du budget de la direction 

– Coordination de la préparation du budget de la direction (préparation du budget, mise en place de tableaux de bord, saisie budget)  

– Suivi et contrôles des dépenses de fonctionnement et d’investissement 

– Suivi et ajustement des opérations comptables 

– Suivi et gestion de l’exécution budgétaire. Collaboration avec le service finances, travail avec logiciel comptabilité 

– Participer à l’élaboration des bons de commande, au suivi des validations, envoi aux prestataires, et tableau de suivi des bons de commande sur sollicitation de l’encadrement  

 – Participer au suivi financier et administratif des opérations (fonctionnement et investissement) et procéder, à la demande des chefs de service et/ou du directeur aux différentes tâches comptables, de l’élaboration du bon de commande à la validation des factures pour liquidation des dépenses, dans le strict respect du budget. 

SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE 

Maitrise de la méthodologie d’organisation – Connaissances en gestion publique (procédures et budgets) 

– Maîtrise de l’outil informatique et bureautique et aptitudes à l’utilisation de logiciels métiers; 

– Connaissance des marchés publics et des règles de la commande publique. 

– Savoir rendre compte ;  

– Savoir rédiger des rapports de synthèse et de propositions ;  

– Savoir prioriser le travail. 

Profil recherché : 

– Sens des responsabilités en matière administrative et technique 

– Sens de l’écoute, diplomatie, discrétion 

– Rigueur et organisation 

– Sens des relations et du travail en équipe  

– Autonomie 

– Disponibilité 

– Réactivité 

– Capacité organisationnelles 

– Capacité d’adaptation aux changements  

– Expérience en gestion administrative et comptable 

Conditions d’exercice : 

Transversalité 

– Réunions possibles en soirée 

Temps complet  

Lieu Técou 

Rémunération : Statutaire +IFSE 

CET, CNAS, CIA, mutuelle et prévoyance 

Lettre de candidature + C.V. à adresser à : 

par mail : 

recrutement.rh@gaillac-graulhet.fr 

par courrier : 

Monsieur Paul SALVADOR, Président 

Communauté d’Agglomération Gaillac-Graulhet 

Le Nay Tecou -BP80133- 81604 Gaillac 

Renseignements : 

Mme DUCLOT Marion à marion.duclot@gaillac-graulhet.fr 

Travailleurs handicapés : 

Nous vous rappelons que conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu’à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.